Maîtriser les tenants et les aboutissants financiers d’une collaboration avec des sociétés faîtières peut s’avérer difficile. Ce guide vise à vous faciliter la tâche en vous fournissant un aperçu clair mais détaillé des facteurs essentiels en jeu. Nous vous expliquerons l'évolution des règles relatives aux dépenses déductibles, en commençant par les changements cruciaux provoqués par les lois fiscales introduites en avril 2016.
Nous examinerons également certaines situations où les règles pourraient ne pas s'appliquer et nous expliquerons pourquoi travailler avec une société de portage salarial reste avantageux, même avec une réglementation plus stricte.
Comment les règles relatives aux dépenses des sociétés de portage salarial ont-elles évolué au fil du temps ?
Dans cette partie de l'article, nous examinerons comment les règles relatives aux travailleurs indépendants et à leurs dépenses ont évolué au fil du temps.
Avant avril 2016
Avant l'entrée en vigueur de la loi en avril 2016, les travailleurs indépendants employés par une société de portage salarial pouvaient déduire diverses dépenses afin de réduire leur impôt. Il ne s'agissait pas seulement des frais de déplacement et de repas, mais aussi du matériel, des abonnements professionnels et même de certaines formes de divertissement.
Après avril 2016
Cependant, l'administration fiscale estimait que de nombreux travailleurs indépendants déduisaient des frais indus, car leur activité était comparable à celle d'un salarié à temps plein. En conséquence, elle a introduit la législation relative à la supervision, la direction et le contrôle (SDC), entrée en vigueur en avril 2016. Cette nouvelle réglementation a de fait limité les types de frais que les travailleurs indépendants exerçant via une société de portage salarial pouvaient déduire .
Supervision, direction et contrôle
Qu'est-ce que SDC ?
SDC est l'acronyme de Supervision, Direction et Contrôle, les trois points cardinaux utilisés par le HMRC pour distinguer un véritable travailleur indépendant d'un prestataire dont le fonctionnement est similaire à celui d'un employé à temps plein. Ce triptyque constitue le fondement de la définition de votre relation de travail aux yeux du HMRC.
Surveillance
En matière de supervision, l'accent est mis sur le niveau de contrôle dont vous faites l'objet dans le cadre de vos fonctions. Par exemple, quelqu'un vérifie-t-il votre travail ou s'assure-t-il qu'il est réalisé conformément aux normes requises ? Si tel est le cas, cela constitue une forme de supervision et vous rapproche de la reconnaissance de votre statut d'employé à temps plein aux yeux de l'administration fiscale britannique (HMRC).
Direction
En matière de directives, l'important est de savoir si vous respectez les consignes dans l'exécution de votre travail. Par exemple, quelqu'un vous donne-t-il des instructions ou des directives sur la manière de réaliser votre mission ? Plus les directives sont rigides, moins vous avez de chances d'être considéré comme un véritable travailleur indépendant.
Contrôle
Le contrôle va plus loin que la simple direction. Il englobe non seulement la manière dont le travail doit être effectué, mais aussi la nature même du travail. Si quelqu'un dicte vos tâches quotidiennes, contrôle votre emploi du temps et fixe vos priorités, cela signifie que vous êtes « contrôlé ». Le contrôle inclut également la possibilité de déplacer un prestataire d'un chantier à un autre.
Comment le SDC est-il évalué ?
Une vérification détaillée des dépenses professionnelles sera généralement effectuée afin de comprendre la nature de votre emploi et les conditions de votre engagement. Si le questionnaire conclut à l'application des dépenses professionnelles, celles-ci seront limitées.
Qu’est-ce que cela signifie pour les entrepreneurs ?
Désormais, les sociétés de portage salarial sont beaucoup plus strictes quant aux dépenses remboursables. Les agences de recrutement et les clients finaux doivent également approuver toutes les dépenses pouvant faire l'objet d'un remboursement. Cependant, tout n'est pas perdu. Vous pouvez toujours déduire certaines dépenses professionnelles lors de votre déclaration de revenus.
Les nouvelles directives vous permettent également de réclamer vos frais de déplacement et de repas si vous devez vous déplacer ou travailler hors de votre lieu de travail habituel. Si votre emploi vous oblige à passer la nuit hors de votre domicile, vous pouvez réclamer ces frais d'hébergement. Ces dépenses sont ainsi alignées sur celles remboursables par les employés permanents à temps plein.
Quelles sont les dépenses que vous pouvez déduire en tant que directeur de société à responsabilité limitée ?
En tant que dirigeant d'une société à responsabilité limitée, la déduction des frais est un moyen simple d'optimiser la fiscalité de votre entreprise. Les frais professionnels déductibles réduisent le bénéfice imposable de votre société.
En règle générale, vous ne pouvez déduire que les dépenses engagées exclusivement dans le cadre de votre activité professionnelle courante. Le paiement doit être effectué par virement bancaire sur le compte de votre entreprise.
Voici quelques exemples de dépenses que vous pouvez réclamer en tant que directeur de société à responsabilité limitée :
- Travail à domicile : Vous pouvez bénéficier d’un allègement fiscal pour les dépenses supplémentaires liées au logement si votre travail vous oblige à travailler à domicile une partie ou la totalité de la semaine.
- Uniformes, vêtements de travail et outils : vous pouvez bénéficier d’une réduction d’impôt pour vos uniformes. De plus, vous pouvez demander une réduction pour les vêtements spécialisés nécessaires à votre travail. Une réduction d’impôt peut être accordée sur les coûts suivants :
- Réparer ou remplacer les petits outils indispensables à l'exercice de votre métier,
- Nettoyage, réparation ou remplacement d'un uniforme ou d'un vêtement spécialisé.
- Véhicules utilisés à des fins professionnelles : Vous pourriez bénéficier d’un allègement fiscal si vous utilisez une voiture , une camionnette, une moto ou un vélo pour vos déplacements professionnels. Cet allègement ne concerne pas les trajets domicile-travail, sauf s’il s’agit d’un lieu de travail temporaire.
- Honoraires professionnels et abonnements : vous pouvez bénéficier d’une réduction d’impôt sur :
- Les cotisations aux associations professionnelles sont à prévoir, le paiement de ces cotisations étant une condition requise pour exercer votre profession.
- Cotisations annuelles à reconnus , à condition que l'adhésion à ces entités soit pertinente pour votre emploi.
- Frais de déplacement et de séjour : Si votre travail nécessite des déplacements , vous pourriez avoir droit à un allègement fiscal sur les dépenses engagées pour la nourriture ou les séjours d'une nuit.
- Les frais de déplacement aller-retour entre votre domicile et votre lieu de travail habituel ne sont remboursables que si le déplacement a lieu vers un lieu de travail temporaire.
- Vous pouvez demander un allègement fiscal pour des dépenses telles que :
- Coûts des transports publics,
- Séjours à l'hôtel si une nuitée est nécessaire,
- Repas et boissons,
- Péages et frais de congestion,
- Frais de stationnement,
- Frais de téléphone et d'impression liés à l'activité professionnelle.
- De plus, vous pourriez avoir droit à un allègement fiscal sur les frais kilométriques professionnels.
- Achat d'autres équipements : En règle générale, vous pouvez bénéficier d'une réduction d'impôt sur la totalité du coût des équipements , comme un ordinateur, nécessaires à votre activité professionnelle. Ceci est dû à l'éligibilité de ces équipements à une déduction pour investissement appelée allocation annuelle d'investissement.
Pour bien gérer ses dépenses, tenir des registres détaillés est non seulement utile, mais indispensable. Qu'il s'agisse de reçus de carburant ou de billets de train, conservez une trace claire de tous vos frais de déplacement. Ces registres doivent inclure des informations essentielles comme les dates, les motifs, les destinations et les moyens de transport. En cas de contrôle fiscal, ces justificatifs précis pourraient vous éviter de lourdes amendes ou pénalités.
Pour plus d'informations, il est conseillé de consulter le site web du HMRC .
Pourquoi rester fidèle à une société de portage salarial ?
Malgré les changements législatifs, plusieurs raisons peuvent faire du recours à une société de portage salarial un choix judicieux. L'un de ses avantages est l'assurance. De nombreuses sociétés proposent des formules d'assurance complètes, incluant la responsabilité civile professionnelle et la responsabilité civile générale, offrant ainsi une protection financière supplémentaire.
Impôts et cotisations sociales versés au HMRC : L’un des principaux avantages des sociétés de portage salarial conformes réside dans leur gestion des règles fiscales complexes. La société de portage salarial déduit le montant exact d’impôts et de cotisations sociales et les reverse au HMRC en votre nom. Vous n’aurez donc jamais à craindre de recevoir un avis d’imposition inattendu.
Régime de retraite d'entreprise : Vous serez automatiquement inscrit à un régime de retraite d'entreprise. Les cotisations sont versées sur votre compte retraite à chaque versement de salaire, ce qui facilite l'épargne pour votre retraite. Rassurez-vous, le choix du prestataire de retraite de votre entreprise est entièrement libre et vous pouvez vous en désinscrire à tout moment.
Avantages sociaux légaux : En tant que salarié d’une société de portage salarial, vous bénéficierez d’avantages sociaux légaux similaires à ceux d’un salarié permanent. Cela inclut les congés de maternité/paternité et les indemnités maladie.
Simplicité : Un autre avantage des sociétés de portage salarial est leur facilité d’utilisation. Ces sociétés proposent souvent des procédures d’inscription simplifiées et intuitives, ainsi que des démarches administratives simplifiées. Résultat : moins de paperasse et plus de temps pour se concentrer sur son travail.
Continuité d'emploi : En vous inscrivant auprès d'une société de portage salarial, vous signez un contrat de travail global. Vous êtes alors considéré comme un employé de cette société et pouvez mener de front plusieurs missions. Vos revenus étant exclusivement perçus par cette société, vous n'êtes considéré que comme ayant un seul employeur, ce qui n'a aucune incidence sur votre situation fiscale.
Utilisez toujours une société de portage salarial conforme à la réglementation pour la gestion de votre paie
Ces dernières années, le HMRC a intensifié ses efforts pour combler les lacunes fiscales et recouvrer les impôts impayés auprès des travailleurs indépendants ayant eu recours à des dispositifs d'évasion fiscale . Chez Umbrella Company UK, la conformité est une priorité absolue. Nous sommes l'une des rares sociétés de portage salarial au Royaume-Uni à être accréditée FCSA et certifiée SafeRec . À chaque traitement de votre paie, vous recevrez un rapport d'audit détaillé attestant de votre paiement correct et conforme à la réglementation. Vous pouvez ainsi avoir l'esprit tranquille !
Pour demander un calcul gratuit de votre salaire net ou pour en savoir plus sur notre service de portage salarial , veuillez appeler nos conseillers commerciaux experts au 01707 669023 .
