Familiarizarse con los entresijos financieros de trabajar con empresas paraguas puede resultar un desafío. Esta guía pretende ponérselo más fácil, proporcionándole un resumen claro pero detallado de los factores esenciales en juego. Lo guiaremos a través de cómo han evolucionado las reglas para los gastos deducibles, comenzando con cambios cruciales causados por las leyes tributarias introducidas en abril de 2016.
También profundizaremos en ciertas situaciones en las que las reglas podrían no aplicarse y analizaremos por qué trabajar con una empresa paraguas sigue siendo beneficioso, incluso con regulaciones más estrictas.
¿Cómo han cambiado a lo largo del tiempo las reglas relativas a los gastos de las sociedades paraguas?
En esta parte del artículo, examinaremos cómo han cambiado a lo largo del tiempo las reglas para los contratistas que trabajan a través de empresas paraguas y los gastos.
Antes de abril de 2016
Antes de la promulgación de la legislación en abril de 2016, los contratistas que trabajaban a través de una sociedad paraguas podían deducir diversos gastos para reducir su obligación tributaria. No se trataba solo de viajes y comidas, sino también de equipos, suscripciones profesionales e incluso ciertas formas de entretenimiento.
Después de abril de 2016
Sin embargo, las autoridades fiscales consideraron que muchos contratistas declaraban gastos cuando no debían, ya que operaban de forma similar a un empleado permanente a tiempo completo. En consecuencia, introdujeron la legislación de Supervisión, Dirección y Control (SDC), que entró en vigor en abril de 2016. Esta nueva norma limitó eficazmente los tipos de gastos que podían declarar los contratistas que trabajaban a través de empresas paraguas .
Supervisión, Dirección y Control
¿Qué es COSUDE?
SDC son las siglas de Supervisión, Dirección y Control, los tres puntos cardinales que HMRC utiliza para distinguir entre un contratista verdaderamente autónomo y los contratistas que operan de forma similar a un empleado interno a tiempo completo. Esta tríada constituye la base de cómo se define su relación laboral a ojos de HMRC.
Supervisión
En el contexto de la supervisión, la atención se centra en el nivel de supervisión al que está sujeto en su puesto. Por ejemplo, ¿alguien revisa su trabajo o se asegura de que se complete según los estándares requeridos? De ser así, se considera supervisión y le acerca a ser considerado un empleado a tiempo completo ante HMRC.
Dirección
En el contexto de la dirección, la atención se centra en si sigues las directrices al ejecutar tu trabajo. Por ejemplo, ¿alguien te instruye o te dirige sobre cómo completar la tarea? Cuanto más rígida sea la dirección, menos probable será que te consideren un contratista verdaderamente independiente.
Control
El control va un paso más allá de la dirección. Implica no solo cómo se debe realizar el trabajo, sino también qué trabajo se debe realizar. Si alguien dicta tus tareas diarias, controla tu horario y establece tus prioridades, eso indica que estás siendo "controlado". El control también incluye la capacidad de trasladar a un contratista de un trabajo a otro.
¿Cómo se evalúa la COSUDE?
Generalmente, se realizará una verificación detallada del SDC para comprender la naturaleza de su trabajo y las condiciones de contratación. Si el cuestionario determina que el SDC aplica, se limitará el tipo de gastos que puede reclamar.
¿Qué significa esto para los contratistas?
Ahora, las empresas paraguas son mucho más estrictas con respecto a lo que se puede reclamar. Las agencias de empleo y los clientes finales también deben aprobar cualquier gasto que pueda reclamarse como reembolso. Pero no todo son malas noticias. Todavía se pueden reclamar gastos específicos relacionados con el trabajo al completar una declaración de impuestos de autoevaluación.
Las nuevas directrices también permiten reclamar gastos de viaje y manutención si se ve obligado a viajar o trabajar fuera de su lugar de trabajo habitual. Si su trabajo requiere pernoctar fuera de casa, puede reclamar dichos gastos de alojamiento. Esto equipara los gastos con los que pueden reclamar los empleados fijos a tiempo completo.
¿Qué gastos puedes reclamar como administrador de una sociedad limitada?
Como director de una sociedad limitada, declarar gastos es una forma sencilla de gestionar su negocio de forma eficiente desde el punto de vista fiscal. Los gastos empresariales deducibles reducen la cantidad de beneficios sobre los que su empresa pagará el Impuesto de Sociedades.
Como regla general, solo puede reclamar los gastos que incurra total y exclusivamente durante la gestión diaria de su negocio. Debe realizar el pago a través de la cuenta bancaria de su empresa.
A continuación se muestran algunos ejemplos de gastos que puede reclamar como director de una sociedad limitada:
- Trabajar desde casa: puede solicitar una desgravación fiscal por los gastos domésticos adicionales si su trabajo requiere que trabaje desde su casa durante parte o toda la semana.
- Uniformes, ropa de trabajo y herramientas: Puede solicitar una desgravación fiscal por un uniforme. Además, puede solicitarla por la ropa especializada necesaria para su trabajo. Puede obtener una desgravación fiscal por los costes de:
- Reparar o reemplazar pequeñas herramientas esenciales para realizar su trabajo,
- Limpiar, reparar o reemplazar un uniforme o ropa especial.
- Vehículos que usa para trabajar: Puede tener derecho a una desgravación fiscal si utiliza coches , furgonetas, motocicletas o bicicletas para tareas relacionadas con el trabajo. Esto no incluye los desplazamientos de ida y vuelta a su lugar de trabajo, a menos que se trate de un lugar de trabajo temporal.
- Honorarios y suscripciones profesionales: Puedes solicitar desgravaciones fiscales sobre:
- Las cuotas de membresías profesionales, siempre que el pago de estas cuotas sea un requisito para el desempeño de su trabajo,
- Suscripciones anuales a reconocidos o sociedades científicas, siempre que la membresía en dichas entidades sea pertinente a su trabajo.
- Gastos de viaje y manutención: si su trabajo requiere viajar , usted podría ser elegible para solicitar una desgravación fiscal sobre los gastos incurridos en comida o alojamiento.
- Los gastos de viaje desde y hacia su lugar de trabajo habitual solo son reclamables si el viaje es a un lugar de trabajo temporal.
- Puede solicitar desgravación fiscal para gastos como:
- Costos del transporte público,
- Estancia en hotel si es necesario pasar la noche
- Comidas y bebidas,
- Tasas de congestión y peajes,
- cargos de estacionamiento,
- Llamadas telefónicas y costos de impresión relacionados con el negocio.
- Además, usted podría ser elegible para reclamar una desgravación fiscal sobre el kilometraje comercial.
- Compra de otros equipos: Normalmente, puede solicitar una desgravación fiscal sobre el coste total de equipos , como una computadora, necesarios para su trabajo. Esto se debe a que cumplen los requisitos para una deducción de capital conocida como deducción anual por inversión.
Al llevar un registro de gastos, llevar un registro detallado no solo es útil, sino imprescindible. Ya sean recibos de combustible o billetes de tren, mantén un registro claro de todos tus gastos de viaje. Esto debe incluir detalles clave como cuándo viajaste, por qué viajaste, adónde fuiste y cómo llegaste. Si alguna vez te revisan las autoridades fiscales, estos registros detallados podrían evitarte multas o sanciones cuantiosas.
Para obtener más información, es recomendable visitar el sitio web de HMRC .
¿Por qué quedarse con una empresa paraguas?
Incluso con los cambios legislativos, existen varias razones por las que una empresa paraguas podría seguir siendo la opción ideal. Una de estas ventajas es la cobertura del seguro. Muchas compañías ofrecen paquetes integrales de seguros, que incluyen responsabilidad civil profesional y responsabilidad civil, lo que ofrece una protección financiera adicional.
Impuestos y contribuciones a la Seguridad Social (NI) pagados a HMRC: Una de las ventajas de las empresas paraguas que cumplen con las normas es su gestión de las complejas normativas fiscales. La empresa paraguas deducirá la cantidad correspondiente de impuestos y contribuciones a la Seguridad Social (NI) y la pagará a HMRC en su nombre. Nunca tendrá que preocuparse por recibir una factura de impuestos inesperada.
Pensión laboral: Se le afiliará automáticamente a un plan de pensiones laboral. Los pagos se realizan a su fondo de pensiones con cada ingreso, lo que facilita el ahorro para la jubilación. No se preocupe: usted decide si utilizar el proveedor de pensiones de la empresa paraguas o no, y puede optar por no hacerlo si lo desea.
Prestaciones legales: Como empleado de una empresa paraguas, tendrá acceso a prestaciones legales similares a las de un empleado fijo. Estas incluyen la baja por maternidad/paternidad y la baja por enfermedad.
Simplicidad: Otra razón por la que los contratistas se sienten atraídos por las empresas paraguas es su facilidad de uso. Estas empresas suelen tener procesos de registro ágiles y sencillos, así como procedimientos administrativos simplificados. Esto significa menos papeleo y más tiempo para concentrarse en su trabajo.
Continuidad laboral: Al registrarse en una empresa paraguas, firmará un contrato de trabajo general. Esto significa que se le considera empleado de dicha empresa y puede desempeñar múltiples tareas simultáneamente. Dado que sus ingresos provienen únicamente de una empresa paraguas, se le considera como un solo empleador, por lo que su código tributario no se ve afectado negativamente.
Utilice siempre una empresa paraguas que cumpla con las normas para su nómina
En los últimos años, HMRC ha intensificado sus esfuerzos para eliminar lagunas fiscales y reclamar impuestos de menos a contratistas que han participado en esquemas de evasión fiscal . En Umbrella Company UK, nos tomamos muy en serio el cumplimiento normativo. Somos una de las únicas empresas paraguas del Reino Unido acreditadas por la FCSA y con certificación SafeRec . Cada vez que procesemos su nómina, recibirá un informe de auditoría detallado que demuestra que se le ha pagado correctamente y de acuerdo con la normativa, ¡y puede estar seguro de que está en buenas manos!
Para solicitar un cálculo gratuito de su salario neto o para obtener más información sobre nuestro servicio general , llame a nuestros asesores de ventas expertos al 01707 669023 .
