Familiarizarse con los entresijos financieros de trabajar con empresas paraguas puede resultar un desafío. Esta guía pretende ponérselo más fácil, proporcionándole un resumen claro pero detallado de los factores esenciales en juego. Lo guiaremos a través de cómo han evolucionado las reglas para los gastos deducibles, comenzando con cambios cruciales causados por las leyes tributarias introducidas en abril de 2016.
También profundizaremos en ciertas situaciones en las que las reglas podrían no aplicarse y discutiremos por qué trabajar con una empresa paraguas sigue siendo beneficioso, incluso con regulaciones más estrictas.
¿Cómo han cambiado con el tiempo las normas relativas a los gastos de las empresas paraguas?
En esta parte del artículo, examinaremos cómo las reglas para los contratistas que trabajan a través de empresas paraguas y los gastos han cambiado con el tiempo.
Antes de abril de 2016
Antes de que se introdujera la legislación en abril de 2016, los contratistas que trabajaban a través de una empresa paraguas podían reclamar diversos gastos para reducir su obligación tributaria. No se trataba sólo de viajes y comidas: también abarcaba equipos, suscripciones profesionales e incluso ciertas formas de entretenimiento.
Después de abril de 2016
Sin embargo, las autoridades fiscales consideraron que muchos contratistas reclamaban gastos cuando no debían, ya que operaban de manera similar a un empleado permanente a tiempo completo. Como resultado, introdujeron una legislación de Supervisión, Dirección y Control (SDC), que entró en vigor en abril de 2016. Esta nueva norma limitó efectivamente los tipos de gastos que podían reclamar los contratistas que trabajaban a través de empresas paraguas .
Supervisión, Dirección y Control
¿Qué es la COSUDE?
COSUDE es el acrónimo de Supervisión, Dirección y Control, los tres puntos cardinales que emplea HMRC para trazar una línea entre lo que constituye un contratista genuinamente autónomo y los contratistas que operan de manera similar a un empleado interno de tiempo completo. Esta tríada forma la columna vertebral de cómo se define su relación laboral a los ojos del HMRC.
Supervisión
En el contexto de la supervisión, la atención se centra en el nivel de supervisión al que está sujeto en su función. Por ejemplo, ¿alguien está revisando su trabajo o asegurándose de que se complete según los estándares requeridos? Si es así, eso califica como supervisión y lo acerca más a ser considerado un empleado de tiempo completo a los ojos de HMRC.
Dirección
En el contexto de la dirección, la atención se centra en si está siguiendo o no las pautas al ejecutar su trabajo. Por ejemplo, ¿alguien le está indicando o dirigiendo cómo completar la tarea? Cuanto más rígida sea la dirección, es menos probable que se le considere un contratista verdaderamente independiente.
Control
El control va un paso más allá de la dirección. Implica no sólo cómo se debe realizar el trabajo sino qué trabajo se debe realizar. Si alguien dicta sus tareas diarias, controla su agenda y establece sus prioridades, eso indica que está siendo "controlado". El control también incluye tener la capacidad de trasladar a un contratista de un trabajo a otro.
¿Cómo se evalúa la COSUDE?
Normalmente, la COSUDE realizará una verificación detallada para comprender la naturaleza de su trabajo y las condiciones del contrato. Si el cuestionario encuentra que se aplica la COSUDE, limitará el tipo de gastos que puede reclamar.
¿Qué significa esto para los contratistas?
Ahora, las empresas paraguas son mucho más estrictas en cuanto a lo que se puede reclamar. Las agencias de contratación y los clientes finales también deben aprobar cualquier gasto que pueda reclamarse como gasto reembolsado. Pero no todo son malas noticias. Aún puede reclamar gastos específicos relacionados con el trabajo cuando complete una declaración de impuestos de autoevaluación.
Las nuevas directrices también le permiten reclamar gastos de viaje y comidas si debe viajar o trabajar fuera de su lugar de trabajo habitual. Si tu trabajo requiere que pases la noche fuera de casa, puedes reclamar esos gastos de alojamiento. Esto alinea los gastos con lo que pueden reclamar los empleados permanentes a tiempo completo.
¿Qué gastos puedes reclamar como administrador de una sociedad limitada?
Como director de una sociedad limitada, reclamar gastos es una forma sencilla de operar su negocio de manera fiscalmente eficiente. Los gastos comerciales permitidos reducen la cantidad de ganancias sobre las cuales su empresa pagará el Impuesto sobre Sociedades.
Como regla general, sólo puede reclamar los gastos en los que incurra total y exclusivamente durante el funcionamiento diario de su negocio. Debes realizar el pago a través de la cuenta bancaria de tu empresa.
A continuación se muestran algunos ejemplos de gastos que puede reclamar como director de una sociedad limitada:
- Trabajar desde casa: puede reclamar una desgravación fiscal para gastos domésticos adicionales si su trabajo requiere que trabaje desde casa durante parte o toda la semana.
- Uniformes, ropa de trabajo y herramientas: Puedes reclamar una desgravación fiscal por un uniforme. Además, se pueden realizar reclamaciones por la ropa especializada necesaria para su trabajo. Puede haber desgravaciones fiscales disponibles para los costes de:
- Reparar o reemplazar pequeñas herramientas esenciales para realizar su trabajo,
- Limpiar, reparar o reemplazar un uniforme o ropa especializada.
- Vehículos que utiliza para el trabajo: puede ser elegible para recibir desgravación fiscal si utiliza automóviles , camionetas, motocicletas o bicicletas para tareas relacionadas con el trabajo. Esto no cubre los desplazamientos hacia y desde su lugar de trabajo a menos que sea un lugar de trabajo temporal.
- Honorarios profesionales y suscripciones: Puedes reclamar desgravación fiscal en:
- Cuotas para membresías profesionales siempre que el pago de estas cuotas sea un requisito para el desempeño de su trabajo,
- Suscripciones anuales a reconocidos o sociedades científicas, siempre que la pertenencia a dichas entidades sea pertinente para su puesto de trabajo.
- Gastos de viaje y manutención: si su trabajo requiere viajar , podría ser elegible para reclamar una desgravación fiscal sobre los gastos incurridos en comida o pernoctaciones.
- Los costos de viaje hacia y desde su lugar de trabajo habitual solo son reclamables si el viaje es a un lugar de trabajo temporal.
- Puede buscar desgravación fiscal para gastos como:
- Costos del transporte público,
- Estancias en hoteles si es necesario pasar la noche,
- Comidas y bebidas,
- Tasas y peajes por congestión,
- Cargos de estacionamiento,
- Llamadas telefónicas relacionadas con el negocio y costos de impresión.
- Además, podría ser elegible para reclamar una desgravación fiscal sobre el kilometraje comercial.
- Compra de otros equipos: por lo general, puede reclamar una desgravación fiscal sobre el costo total de equipos , como una computadora, necesarios para su trabajo. Esto se debe a su calificación para una asignación de capital conocida como asignación anual de inversión.
Al realizar un seguimiento de los gastos, tener registros detallados no sólo es útil; es un deber. Ya sean recibos de combustible o billetes de tren, mantenga un registro claro de todos sus gastos de viaje. Esto debe incluir detalles clave como cuándo viajó, por qué hizo cada viaje, adónde fue y cómo llegó allí. Si alguna vez las autoridades fiscales lo controlan, estos registros detallados podrían evitarle fuertes multas o sanciones.
Para obtener más información, es recomendable visitar el sitio web de HMRC .
¿Por qué seguir con una empresa paraguas?
Incluso con los cambios en la legislación, existen varias razones por las que una empresa paraguas podría seguir siendo la opción correcta para usted. Una de esas ventajas es la provisión de seguros. Muchas empresas ofrecen paquetes de seguros integrales, que incluyen indemnización profesional y responsabilidad pública, lo que ofrece una capa adicional de protección financiera.
Impuestos y NI pagados a HMRC: una de las mejores cosas de las empresas paraguas que cumplen con las normas es cómo manejan reglas fiscales complejas. La empresa paraguas deducirá la cantidad correspondiente de impuestos y NIC y los pagará a HMRC en su nombre. Nunca tendrá que preocuparse por recibir una factura de impuestos inesperada.
Pensión laboral: quedará automáticamente inscrito en un plan de pensiones laboral. Los pagos se realizan en su fondo de pensión cada vez que recibe un pago, lo que facilita el ahorro para la jubilación. No se preocupe: es decisión suya utilizar el proveedor de pensiones de la empresa paraguas y puede optar por no participar si lo desea.
Beneficios legales: como empleado de una empresa matriz, tendrá acceso a beneficios legales similares a los de un empleado permanente. Esto incluye el pago por maternidad/paternidad y el pago por enfermedad.
Simplicidad: otra razón por la que los contratistas se sienten atraídos por las empresas paraguas es la facilidad de uso. Estas empresas suelen contar con procesos de registro simplificados y fáciles de usar y procedimientos administrativos simplificados. Esto significa menos papeleo y más tiempo para concentrarse en su trabajo.
Continuidad del empleo: cuando se registre en una empresa paraguas, firmará un contrato de trabajo general. Esto significa que usted es visto como un empleado de esa empresa matriz y puede asumir múltiples tareas uno al lado del otro. Como sus ingresos provienen únicamente de una empresa paraguas, solo se considera que tiene un empleador, por lo que su código tributario no se ve afectado negativamente.
Utilice siempre una empresa paraguas que cumpla con las normas para su nómina
En los últimos años, HMRC ha aumentado sus esfuerzos para cerrar las lagunas fiscales y recuperar los impuestos pagados de menos a los contratistas que anteriormente participaron en esquemas de evasión fiscal . Aquí en Umbrella Company UK nos tomamos muy en serio el cumplimiento. Somos una de las únicas empresas paraguas del Reino Unido acreditadas por la FCSA y certificadas por SafeRec . Cada vez que procesemos su nómina, recibirá un informe de auditoría detallado que mostrará que se le ha pagado correctamente y de conformidad, ¡y puede estar seguro de que está en buenas manos!
Para solicitar un cálculo de salario neto gratuito o para obtener más información sobre nuestro servicio general , llame a nuestros consultores de ventas expertos al 01707 669023 .
